| 標(biāo)題：會議接待方案 |
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一、確認(rèn)酒店接待能力 1、互換名片，斟茶寒暄，了解乙方單位情況。 2、首先了解乙方會議舉辦日期，查看預(yù)約會期酒店有無其他會議/宴會舉辦，以免撞車。尤其是如乙方需要住房，須致電總臺了解房態(tài)，能否保障乙方會議需要。 3、了解乙方會議規(guī)模，確認(rèn)酒店有無接待條件和接待能力。 4、確認(rèn)酒店有充足的接待條件后，進(jìn)入實(shí)質(zhì)洽談階段。 5、邀請乙方參觀會議室/客房狀況/用餐地點(diǎn)，以增加乙方對酒店的感性認(rèn)知。參觀期間隨機(jī)向乙方介紹以往酒店接待過的一些大型會議情況。 二、洽談 1、準(zhǔn)備會議協(xié)議空白文本、洽談記錄本和相關(guān)資料。 2、詳細(xì)傾聽、記錄如下事項(xiàng) ﹡乙方會議規(guī)模、人數(shù) ﹡會議舉辦日期、會議主題 ﹡是否需要住房（房型、間/天數(shù)、抵離店 ……（快文網(wǎng)http://hoachina.com省略590字，正式會員可完整閱讀）…… 三、簽約 1、客人接受報價后，一般會出現(xiàn)三種情況，一是回單位向領(lǐng)導(dǎo)匯報；二是宣稱考慮一下，暫時不簽約；三是當(dāng)場簽約。出現(xiàn)這三種情況，可按下列方式處理 第一種情況：一般這種情況意味著客人不具有拍板權(quán)，但基本認(rèn)可酒店產(chǎn)品和報價，簽約的可能性較大。銷售經(jīng)理應(yīng)及時與客人約定下次見面會談的時間，二次會面之前應(yīng)主動與客人電話聯(lián)系，以提醒客人不要忘記約定，探聽口風(fēng)，爭取上門簽約。 第二種情況：這種情況一般意味著客人僅是了解一下價格，或報價超出自己的預(yù)算（計），或?qū)δ稠?xiàng)產(chǎn)品不滿意而猶豫不決。銷售經(jīng)理應(yīng)及時探詢客人可以承受的價格底線，用實(shí)例舉證法向客人介紹酒店會議接待水平和能力，幫助客人設(shè)計最佳方案。如乙方現(xiàn)場不能作出答復(fù)，則銷售經(jīng)理必須與客人預(yù)定再見面的時間，然后及時與總監(jiān)匯報情況，尋求最佳解決方案。第二天帶著新的建議與客人通電話。 第三種情況：這種情況意味著客人是有備而來，或者是對酒店產(chǎn)品較為熟悉且實(shí)力較為雄厚的單位。 2、銷售員草擬一份”會議協(xié)議書”交客人確認(rèn)，得到確認(rèn)后正式簽定協(xié)議書，雙方簽約人簽字并加蓋公章，協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各持一份。 3、簽約后應(yīng)感謝客人對酒店的關(guān)照，并向客人贈送酒店宣傳資料或小禮品。 三、會議接待準(zhǔn)備 1、根據(jù)協(xié)議內(nèi)容和要求，擬訂內(nèi)部通啟報送總經(jīng)辦和各相關(guān)部門，通啟中要明確落實(shí)執(zhí)行部門的責(zé)任以及注意事項(xiàng)。 2、通知廣告公司制作會議主題條幅/引導(dǎo)牌/歡迎牌 3、會議正式舉行的前一天，根據(jù)客人要求擺放會議臺型,簽到臺擺放到位. 4、開列、打印會議套餐菜單，傳真或親自送客人審閱，客人確認(rèn)后在菜單上簽字認(rèn)可。 5、協(xié)助乙方布置會場，但如須在墻面張貼宣傳畫或懸掛物品必須獲得甲方同意，任何損害物品和設(shè)施設(shè)備的行為都必須及時制止，并予以索賠。 6、調(diào)試話筒/燈光 7、擺放綠色植物和鮮花 8、會議前一天按通啟內(nèi)容，會議經(jīng)辦人再次檢查會議準(zhǔn)備情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 9、十間以上會議用房須填寫“團(tuán)隊(duì)分房表”三份，部門一份、房務(wù)一份、乙方一份。 四、會議接待中 1、會議接待中,會議經(jīng)辦人要隨時掌握會議進(jìn)程,提前檢查落實(shí)下一步會議日程,與乙方會議經(jīng)辦人緊密聯(lián)系. 2、每個會議議程結(jié)束后,應(yīng)及時提醒\督促乙方有效簽單人確認(rèn)消費(fèi)帳單,并簽字認(rèn)可. 3、餐飲消費(fèi)帳單通知收銀臺及時送達(dá)總臺入帳. 4、會議期間.隨時協(xié)調(diào)各部門解決客人的臨時需求,如增減就餐桌數(shù),增減住房數(shù)量,代辦物品的分發(fā)等事項(xiàng),及時通知相關(guān)部門. 5、較大規(guī)模的會議拿房一般有三種方式: 第一種:由甲方提供所給定的樓層和房號表,乙方根據(jù)房號表自行安排會議來賓下榻某房間.在來賓抵店前,甲方將登記好的房卡及用餐卡一并交 ……（未完，全文共2549字，當(dāng)前只顯示1534字，請閱讀下面提示信息。收藏會議接待方案） 上一篇：住宿學(xué)生財產(chǎn)綜合保險策劃方案 下一篇：2007年創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作推進(jìn)方案 相關(guān)欄目：電信 會議致辭 會議主持 會議發(fā)言 后勤 計劃規(guī)劃 |