| 標(biāo)題：電子文件整理歸檔保管利用思考方法 |
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在電腦愈來(lái)愈普及的今天，更多的公文將會(huì)以電子文件的形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。因此，今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等部門將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)的主體對(duì)象。 目前在我國(guó)，辦公自動(dòng)化尚未完全社會(huì)化，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件將長(zhǎng)期并存，在文件材料的歸檔上相互制約，相互影響，使幾十年來(lái)我國(guó)傳統(tǒng)的文件立卷歸檔的理論與實(shí)踐受到了巨大沖擊。 今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等行文部門將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)的主體對(duì)象。所以，新的形勢(shì)要求我們檔案工作者不斷探索立卷歸檔的新思路、新方法。 一、電子文件的立卷歸檔 開(kāi)展電子文件立卷歸檔工作必須要有一支專業(yè)化的隊(duì)伍，由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，而不少檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握尚不完全，目前的立卷隊(duì)伍還不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任�！ ǹ煳木W(wǎng)http://hoachina.com省略686字，正式會(huì)員可完整閱讀）…… 二、電子檔案的保管儲(chǔ)藏 由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時(shí)間的推移，其存儲(chǔ)的信息也會(huì)出問(wèn)題。電子文件極易被抹掉，在電子計(jì)算機(jī)上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯(cuò)了鍵鈕，就會(huì)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專門的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。 首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。 其次，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，要對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。 對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來(lái)制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。 三、電子檔案的開(kāi)發(fā)利用 電子檔案具有可重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，才能發(fā)揮出真正的優(yōu)越性。 1、電子檔案提供利用的方法。對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。 �。�1）提供拷貝，檔案部門可將檔案?jìng)浞菹蚶谜咛峁⑽募D(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。 �。�2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法適合于建立局域網(wǎng)的單位。檔案部門可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，提供給本單位的查閱者。還可利用檔案管理軟件，進(jìn)行網(wǎng)上借閱檔案，使閱檔者足不出戶就能查看到所需的文件材料，充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的快捷便利。 �。�3）直接利用。是利用檔案部門的電腦，在檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這要求檔案員注意平時(shí)的積累，不斷擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案的信息量，盡可能為閱檔者提供豐富的檔案信息資源。 2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理， ……（未完，全文共2962字，當(dāng)前只顯示1782字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏電子文件整理歸檔保管利用思考方法） 上一篇：票據(jù)糾紛審理移送公安處理思考建議 下一篇：審計(jì)投資科述職述廉工作報(bào)告 相關(guān)欄目：電力 調(diào)研報(bào)告 文教論文 綜合論文 |